5 persoane la care trebuie să fii atent când organizezi un eveniment

Fie că vorbim de ONGuri, companii sau persoane fizice, atunci când organizezi un eveniment trebuie să fii atent la oamenii cu care lucrezi, pentru a fi sigur că iese bine și că mai poți face și o altă ediție.

În 7 ani de când am descoperit ideea de eveniment am avut ocazia să particip cu diferite roluri la ele: speaker, voluntar, fotograf, partener media sau simplu participant, astfel încât acum pot avea o perspectivă de ansamblu asupra succesului unui eveniment prin satisfacția tuturor stakeholderilor.

Stakeholders, adică toți oamenii implicați într-un fel sau altul în evenimentul tău. Iar cei 5 oameni sunt la care trebuie să fii atent când organizezi un eveniment sunt:

1. Ajutorul tău

Pentru că el sau ea se va ocupa alături de tine în organizare și este important să știe despre ce e vorba și să știe că munca sa contează in the big picture.

E nașpa să ai un ajutor nervos și frustrat care se poartă urât cu toată lumea.

2. Gazda 

Fie că organizezi ceva în curtea vecinilor, fie că e la Hilton, gazda te va ajuta cu o masă în plus când ai prea mulți invitați și dacă ești băiețaș, data viitoare primești și un discount.

E nașpa să ai o gazdă care te lasă de capul tău să te afunzi în rahat.

3. Clientul/Sponsorul/Partenerul

Adică cel cu care ai o relație serioasă de business – trebuie să știi care sunt nevoile sale, să-l sprijini în a le satisface și să fii sigur că ești transparent în comunicare, of course.

E nașpa să te cunoască lumea drept un neserios.

4. Participantul 

Dacă o persoană îți oferă din timpul său, respectă-l pentru asta și fii atent la feedbackul său de moment. Oferă ce i-ai promis și răspunde-i la întrebări.

E nașpa să promiți marea cu sarea și să oferi apă de la robinet.

5. Cel care nu a reușit să mai ajungă la eveniment

Se întâmplă ca programul oricui să fie dat peste cap în ultima clipă și ca cel care s-a înscris să nu mai ajungă la eveniment. Asigură-te că-i povestești după eveniment ce a pierdut și că menții relația cu el în continuare.

E nașpa să fii cel interesat doar de rezultate instante.

Să vă spun o poveste: la un moment dat mă ocupam de promovarea unui eveniment organizat de un ONG. Înainte de Ziua X, toate mergeau strună: aveam parteneri, erau înscrieri la eveniment, echipa era motivată. Ei bine, în Ziua X numărul participanților a fost cu mult, mult sub cel al așteptărilor. Ce am putut face a fost să vorbim deschis cu echipa, partenerii și cu gazdele, să le explicăm situația și să vedem cum ne putem adapta. Ei au fost ok și am încheiat evenimentul în relații bune cu toții.

Morala poveștii: Cu toții suntem Oameni, e necesar să fim atenți unii la alții și să putem comunica deschis. Rezultatele alea mulțumitoare nu vin de capul lor 🙂